Devolução de compras por Simples Nacional: o que você precisa saber
A devolução de compras por Simples Nacional exige atenção fiscal, mesmo quando a empresa não destaca normalmente ICMS, IPI, PIS e COFINS em suas vendas. Na prática, a NF-e de devolução precisa espelhar a operação original de compra, informar o CFOP correto, usar o CSOSN adequado e referenciar a chave de acesso da NF-e recebida.
Além disso, a empresa precisa separar corretamente dois cenários que costumam gerar confusão: devolução de compra e devolução de venda. Na devolução de compra, a empresa está devolvendo uma mercadoria ao fornecedor. Portanto, o foco está em anular a operação de entrada, ajustar estoque, fornecedores, XML e controles fiscais.
Por outro lado, na devolução de venda, existe estorno de receita. Essa diferença é importante porque evita erro no DAS, na escrituração e na interpretação fiscal da operação.
Resumo rápido da devolução de compras no Simples Nacional
| Campo | Tratamento mais comum |
|---|---|
| Tipo de operação | Saída de devolução de compra |
| Documento fiscal | NF-e modelo 55 |
| NF-e original | Deve ser referenciada pela chave de acesso |
| CFOP interno | 5.201, 5.202, 5.553, 5.556, conforme a finalidade |
| CFOP interestadual | 6.201, 6.202, 6.553, 6.556, conforme a finalidade |
| CSOSN mais usado | 900 — Outros |
| ICMS | Informar conforme operação original, quando aplicável |
| IPI | Informar em campo próprio de devolução, quando existir na compra |
| PIS/COFINS | Normalmente sem destaque, com CST 49 ou 99 conforme parametrização |
| Estoque | Deve ser baixado ou estornado |
| DAS | Não reduz receita, pois é devolução de compra, não devolução de venda |
| XML | Deve ser guardado junto com o XML da compra original |
O que é devolução de compras por Simples Nacional?
A devolução de compras acontece quando a empresa compradora decide devolver ao fornecedor uma mercadoria que já foi recebida. Isso pode ocorrer por defeito, erro de pedido, divergência de quantidade, desacordo comercial, erro fiscal na nota ou mercadoria diferente da negociada.
No caso de empresa optante pelo Simples Nacional, a devolução não deve ser tratada como uma venda normal. Embora a NF-e seja emitida como uma saída, a natureza da operação é de devolução de compra.
Dessa forma, a nota fiscal deve demonstrar que aquela saída está vinculada a uma entrada anterior. Por isso, a chave de acesso da NF-e original deve ser informada no documento fiscal de devolução.
Devolução de compra não é devolução de venda
Esse ponto merece atenção especial. Na devolução de venda, a empresa vendeu uma mercadoria e depois recebeu essa mercadoria de volta. Nesse caso, pode haver reflexo na receita bruta e no cálculo do Simples Nacional.
No entanto, na devolução de compra, a empresa está devolvendo ao fornecedor algo que havia comprado. Portanto, em regra, não se trata de redução de faturamento. O reflexo principal ocorre em estoque, contas a pagar, XML, controle fiscal e escrituração.
Em outras palavras, a devolução de compra não deve ser lançada como se fosse uma venda cancelada. Ela deve ser tratada como uma operação vinculada à compra original.
Quando emitir NF-e de devolução de compras?
A empresa do Simples Nacional deve emitir NF-e de devolução quando precisa devolver mercadoria ao fornecedor e a operação exige documento fiscal próprio.
Isso costuma acontecer nas seguintes situações:
| Situação | Exemplo prático |
|---|---|
| Mercadoria com defeito | Produto recebido com avaria ou problema de qualidade |
| Erro no pedido | Compra feita com quantidade, modelo ou item incorreto |
| Divergência fiscal | NCM, CFOP, CST, valor ou imposto incorreto na NF-e de compra |
| Desacordo comercial | Mercadoria recebida fora das condições combinadas |
| Devolução parcial | Apenas parte dos itens da NF-e original será devolvida |
| Devolução total | Toda a compra será devolvida ao fornecedor |
Portanto, antes de emitir a NF-e, a empresa deve conferir a nota original e identificar exatamente quais itens serão devolvidos.
Como emitir NF-e de devolução de compras por Simples Nacional
A emissão da NF-e de devolução deve seguir uma sequência lógica. Assim, o risco de rejeição, inconsistência no XML ou erro fiscal fica muito menor.
1. Localize a NF-e original de compra
Primeiro, localize o XML da NF-e de compra. O ideal é usar o XML autorizado, e não apenas o DANFE, porque o XML contém todos os dados fiscais da operação.
Confira principalmente:
| Campo | Conferência necessária |
|---|---|
| Chave de acesso | Deve ser referenciada na NF-e de devolução |
| CNPJ do fornecedor | Deve ser o destinatário da devolução |
| CFOP da compra | Ajuda a definir o CFOP de devolução |
| NCM | Deve ser mantido conforme a mercadoria |
| Quantidade | Deve refletir total ou parcial devolvido |
| Valor unitário | Deve seguir a operação original |
| ICMS | Deve ser analisado conforme o regime do fornecedor |
| IPI | Deve ser devolvido quando constou na compra |
| PIS/COFINS | Normalmente sem destaque para empresa do Simples |
2. Informe a finalidade correta da NF-e
Em seguida, a NF-e deve ser emitida com finalidade de devolução. Esse detalhe é importante porque diferencia a operação de uma venda comum.
Além disso, a NF-e de devolução deve referenciar a chave de acesso da nota fiscal original. Sem essa referência, o fornecedor pode ter dificuldade para escriturar a entrada de devolução e estornar corretamente os efeitos fiscais da venda original.
3. Escolha o CFOP de devolução correto
Depois disso, escolha o CFOP conforme a finalidade da compra original e a UF do fornecedor. O primeiro dígito do CFOP indica se a operação é interna ou interestadual.
Use 5.xxx quando o fornecedor estiver no mesmo Estado. Use 6.xxx quando o fornecedor estiver em outro Estado.
Tabela prática de CFOP para devolução de compras
| Situação | CFOP interno | CFOP interestadual |
|---|---|---|
| Devolução de compra para industrialização | 5.201 | 6.201 |
| Devolução de compra para comercialização/revenda | 5.202 | 6.202 |
| Devolução de ativo imobilizado | 5.553 | 6.553 |
| Devolução de material de uso ou consumo | 5.556 | 6.556 |
| Devolução de compra com substituição tributária | 5.411 / 5.412 / 5.413 | 6.411 / 6.412 / 6.413 |
Na prática, o erro mais comum é usar o CFOP de venda no lugar do CFOP de devolução. Por isso, a empresa deve analisar a finalidade da entrada original antes de emitir a NF-e.
Qual CSOSN usar na devolução de compras?
Para empresas do Simples Nacional, o CSOSN 900 — Outros costuma ser utilizado nas NF-e de devolução de compras, principalmente quando é necessário informar valores de ICMS relacionados à operação original.
Esse CSOSN permite tratar uma operação que não representa venda tributada normal do Simples Nacional. Portanto, ele é usado para indicar que a saída tem natureza específica de devolução.
Ainda assim, a parametrização deve ser validada com o contador e com o ERP utilizado, porque alguns sistemas exigem configurações específicas para autorizar a NF-e sem rejeições.
ICMS na devolução de compras por Simples Nacional
O ICMS é um dos pontos que mais gera dúvida. Como regra prática, a devolução deve acompanhar o tratamento da operação original.
Se a compra foi feita de fornecedor do regime normal, como Lucro Presumido ou Lucro Real, a NF-e original provavelmente trouxe ICMS destacado. Nesse caso, a devolução deve informar os dados necessários para que o fornecedor consiga registrar a entrada de devolução e estornar os efeitos da venda original.
Porém, se a compra foi feita de fornecedor também optante pelo Simples Nacional, normalmente não houve destaque de ICMS em campos próprios na NF-e original. Nesse cenário, a devolução tende a seguir a mesma lógica da nota original, sem criar um destaque de imposto que não existiu na compra.
Exemplo de análise do ICMS
| Fornecedor original | Como analisar a devolução |
|---|---|
| Lucro Real ou Lucro Presumido | Verificar ICMS destacado na NF-e original e informar os valores correspondentes na devolução, quando aplicável |
| Simples Nacional | Normalmente não há ICMS destacado em campos próprios; a devolução deve espelhar a operação original |
| Operação com ST | Conferir ICMS-ST, CEST, informações complementares e regras da UF |
| Operação interestadual | Conferir alíquota, UF de origem/destino e eventual tratamento específico |
Portanto, o cuidado principal é não inventar tributação. A devolução deve refletir a nota de compra.
IPI na devolução de compras por Simples Nacional
O IPI também deve ser analisado com atenção. Quando a NF-e de compra trouxe IPI, a devolução precisa informar o valor correspondente ao item devolvido.
Na NF-e, o valor de IPI devolvido pode ser tratado em campo próprio de devolução, como o vIPIDevol, conforme parametrização do sistema emissor. Além disso, é recomendável mencionar nas informações complementares que o IPI informado corresponde à devolução da NF-e original.
Na prática, o cuidado é evitar que o valor total da devolução fique diferente da operação original. Por isso, quando houver IPI na compra, o valor proporcional deve ser analisado item a item.
PIS e COFINS na devolução de compras por Simples Nacional
Empresas optantes pelo Simples Nacional normalmente não destacam PIS e COFINS em suas notas fiscais de venda. Por consequência, na devolução de compra, o tratamento mais comum é informar PIS e COFINS sem destaque, com base, alíquota e valor zerados.
Muitos ERPs utilizam CST 49 — Outras Operações de Saída. Outros sistemas trabalham com CST 99 — Outras Operações. O ponto principal é manter coerência com a parametrização fiscal adotada pela empresa e evitar destaque indevido de PIS/COFINS.
| Tributo | Código comum | Tratamento prático |
|---|---|---|
| PIS | 49 ou 99 | Sem destaque, base e valor zerados |
| COFINS | 49 ou 99 | Sem destaque, base e valor zerados |
| ICMS | CSOSN 900 | Informar conforme a operação original, quando aplicável |
| IPI | vIPIDevol / configuração do ERP | Informar valor devolvido quando existiu na compra |
Exemplo prático de devolução de compra no Simples Nacional
Imagine que uma empresa do Simples Nacional comprou mercadorias para revenda de um fornecedor do Lucro Presumido localizado no mesmo Estado.
A NF-e de compra apresentou os seguintes dados:
| Campo | Valor |
|---|---|
| Valor dos produtos | R$ 10.000,00 |
| ICMS destacado | R$ 1.800,00 |
| IPI | R$ 500,00 |
| Finalidade da compra | Revenda |
| Operação | Interna |
Depois da conferência, a empresa decidiu devolver 50% da mercadoria.
Nesse caso, a NF-e de devolução deve considerar:
| Campo | Valor na devolução |
|---|---|
| CFOP | 5.202 |
| CSOSN | 900 |
| Valor dos produtos | R$ 5.000,00 |
| ICMS proporcional | R$ 900,00 |
| IPI proporcional | R$ 250,00 |
| Chave da NF-e original | Deve ser referenciada |
| Informações complementares | Informar motivo e dados da NF-e original |
Dessa forma, a devolução fica proporcional à operação de compra. Além disso, o fornecedor consegue registrar a entrada de devolução corretamente.
Como informar a chave da NF-e original
A chave da NF-e original deve ser informada no grupo de documentos referenciados da NF-e de devolução. Esse preenchimento é essencial porque vincula a devolução à compra que está sendo anulada total ou parcialmente.
Além disso, nas informações complementares, é recomendável incluir uma observação objetiva, como:
NF-e emitida para devolução parcial de compra referente à NF-e nº 000000, série 1, chave de acesso XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, emitida em DD/MM/AAAA. Motivo: devolução por desacordo comercial.
Esse tipo de descrição ajuda o fornecedor, o contador e a fiscalização a entenderem a operação.
Como fica o estoque e o contas a pagar?
Na devolução de compra, a empresa deve ajustar o estoque. Se a mercadoria ainda estiver em estoque, a baixa será direta. Porém, se parte da mercadoria já tiver sido movimentada, o contador deve avaliar o reflexo contábil correto.
Além disso, o contas a pagar também precisa ser ajustado. Quando a compra ainda não foi paga, a devolução pode reduzir o valor devido ao fornecedor. Por outro lado, se a compra já foi paga, a empresa pode ter crédito, reembolso ou compensação comercial.
Portanto, a NF-e é apenas uma parte do processo. O controle fiscal, contábil e financeiro precisa acompanhar a devolução.
Como fica o SPED na devolução de compras?
Empresas do Simples Nacional nem sempre estão obrigadas à entrega da EFD ICMS/IPI, pois isso depende da legislação de cada Estado e do perfil da empresa. Ainda assim, a operação precisa estar corretamente registrada nos controles fiscais e contábeis.
Já o fornecedor que recebe a mercadoria devolvida, quando está no regime normal, deve escriturar a NF-e recebida conforme as regras aplicáveis ao seu regime tributário. Por isso, a NF-e de devolução precisa estar bem preenchida.
Dessa forma, o XML correto protege os dois lados da operação: quem devolve e quem recebe a devolução.
Principais erros na devolução de compras por Simples Nacional
| Erro | Risco fiscal |
|---|---|
| Não referenciar a NF-e original | Dificulta a escrituração e pode gerar questionamento fiscal |
| Usar CFOP de venda comum | Descaracteriza a devolução |
| Usar CFOP interno em operação interestadual | Pode gerar rejeição ou escrituração incorreta |
| Não informar ICMS quando a operação original exigia | Pode prejudicar o fornecedor no estorno/crédito |
| Destacar PIS/COFINS indevidamente | Gera divergência fiscal |
| Ignorar IPI da compra original | Valor total da devolução pode ficar incorreto |
| Tratar devolução de compra como devolução de venda | Pode afetar indevidamente o DAS |
| Não guardar XML da compra e da devolução | Aumenta risco em auditoria |
Checklist antes de emitir a NF-e de devolução
Antes de transmitir a NF-e, confira:
- A chave de acesso da NF-e original foi referenciada.
- O CNPJ do fornecedor está correto.
- O CFOP corresponde à finalidade da compra original.
- A operação interna ou interestadual foi identificada corretamente.
- O CSOSN foi parametrizado corretamente.
- O NCM e a descrição dos produtos conferem com a NF-e original.
- A quantidade devolvida está correta.
- O valor unitário segue a compra original.
- ICMS, IPI, PIS e COFINS foram analisados conforme a operação original.
- O motivo da devolução foi informado.
- O XML autorizado foi salvo.
- O estoque e o financeiro serão ajustados.
Perguntas frequentes sobre devolução de compras por Simples Nacional
Qual CFOP usar na devolução de compras por Simples Nacional?
Depende da finalidade da compra original e da UF do fornecedor. Para mercadoria comprada para revenda, usa-se normalmente 5.202 em operação interna e 6.202 em operação interestadual. Para compra destinada à industrialização, os CFOPs comuns são 5.201 e 6.201.
Qual CSOSN usar na devolução de compras?
O CSOSN mais comum é o 900 — Outros, pois a devolução não representa uma venda tributada normal do Simples Nacional. Mesmo assim, a parametrização deve ser validada com o contador e com o ERP.
Empresa do Simples Nacional destaca ICMS na devolução de compra?
A empresa do Simples Nacional não deve tratar a devolução como venda comum. Porém, quando a compra original veio de fornecedor do regime normal e trouxe ICMS destacado, a NF-e de devolução pode precisar informar base e valor do ICMS conforme a operação original.
Como informar IPI na devolução de compras?
Quando a compra original trouxe IPI, o valor proporcional ao item devolvido deve ser informado na NF-e de devolução, geralmente em campo próprio de IPI devolvido, conforme o emissor de NF-e. Também é recomendável mencionar o valor nas informações complementares.
PIS e COFINS devem ser destacados na devolução?
Normalmente não. Para empresas do Simples Nacional, PIS e COFINS costumam ser informados sem destaque, com CST 49 ou 99, conforme a parametrização fiscal adotada.
A devolução de compra reduz o DAS do Simples Nacional?
Em regra, não. A devolução de compra não é devolução de venda. Portanto, o foco não é reduzir receita bruta, mas sim ajustar estoque, fornecedor, XML, financeiro e controle fiscal.
É obrigatório guardar o XML da compra e da devolução?
Sim. A empresa deve guardar o XML da NF-e original de compra e o XML da NF-e de devolução. Esses documentos comprovam a operação e ajudam em auditorias fiscais, conferências de SPED e conciliações contábeis.
Conclusão
A devolução de compras por Simples Nacional precisa ser tratada com cuidado porque envolve CFOP, CSOSN, ICMS, IPI, PIS/COFINS, XML, estoque e escrituração. Embora pareça uma operação simples, um preenchimento incorreto pode gerar rejeição da NF-e, divergência com o fornecedor ou inconsistência fiscal.
Portanto, antes de emitir a nota, confira a NF-e original, valide o CFOP, analise os tributos e mantenha todos os XMLs organizados. Dessa forma, a empresa reduz riscos e mantém segurança fiscal na operação.
Para empresas que lidam com grande volume de XMLs, devoluções, CFOPs e conferências fiscais, uma ferramenta de monitoramento e organização fiscal pode evitar retrabalho, perda de documentos e falhas na escrituração. O Fiscal.io ajuda justamente nesse controle, mantendo XMLs vivos, organizados e disponíveis para auditoria.